Kamer van Koophandel (landelijk kantoor)
Probleem
De KvK wilde in verband met een nieuwe werkwijze met als pilot het kantoor in Rotterdam audiovisuele apparatuur in zetten om de nieuwe manier van werken te ondersteunen. Men wist ongeveer wat men zou willen, maar het was nog niet uitgekristalliseerd. Men wilde een advies om meer duidelijkheid te krijgen t.a.v. de audiovisuele voorzieningen en het functioneel gebruik. Op basis van de keuzes die n.a.v. dat advies zouden worden gemaakt, moest vervolgens via een openbare Europese aanbesteding deze opdracht in de markt gezet worden. Als de pilot zou slagen, dan moest dit ook uitgerold worden over de andere vestigingen.
Aanpak en uitvoerin
AV-Adviesbureau werd geselecteerd uit een paar bureau’s om hiervoor een advies te realiseren op basis van een ontwerp van de complete installatie inclusief raming n.a.v. de wensen van de KvK. We hebben op basis van interviews met betrokkenen een compleet concept uitgewerkt waarbij de diverse functionaliteitseisen in een systeemontwerp uitgewerkt was inclusief een bijbehorende raming. Het systeem betrof o.a. een nieuw narrowcasting systeem, een aantal interactieve installaties, de audiovisuele inrichting van een aantal vergaderzalen en een specifieke creatieve audiovisuele inrichting van een workshopruimte. Op basis van de keuzes die de KvK gemaakt heeft is een bestek gerealiseerd voor een openbare Europese aanbesteding waarbij rekening moest worden gehouden dat n.a.v. de pilot er mogelijk nog aanpassingen mogelijk moesten worden op basis van de uitgevraagde apparatuur voor de locatie Rotterdam. We hebben daar een concept voor ontwikkeld waardoor de KvK de vrijheid had om mogelijke andere apparatuur en diensten tijdens de contractperiode tegen vaste kortingen af te kunnen nemen.
Uitkomst
Het KvK kantoor is ingericht met de audiovisuele apparatuur op basis van de Europese aanbesteding en men beslist binnenkort na een uitgebreide evaluatie voor nadere invulling van het concept op andere locaties.
