Gemeente Utrecht
AV-Adviesbureau werd gebeld door de projectleider Facilities om langs te komen voor een gesprek over advies bij een Europese aanbesteding van de audiovisuele apparatuur voor het nieuwe Stadskantoor.
Aanpak
Nadat alle wensen waren geïnventariseerd, hebben we aan de hand van de tekeningen, het meubilair en de functies van de ruimte een concept-plan gemaakt voor de audiovisuele inrichting van de diverse ruimten. Op basis van het adviesrapport waarin de diverse mogelijkheden duidelijk in beeld waren gebracht, heeft de gemeente Utrecht uiteindelijk de keuzes gemaakt. We hebben hierbij ook gekeken naar de wensen en eisen t.a.v. narrowcasting systemen in het hele gebouw.
Bestek, PvE en beoordeling
“AV-Adviesbureau heeft ons voortreffelijk geadviseerd met betrekking tot de audiovisuele apparatuur voor het nieuwe Stadskantoor, met veel aandacht voor gebruiksvriendelijkheid, duurzaamheid en functionaliteit. Vervolgens hebben ze ook het bestek en het PvE voor de Europese aanbesteding gerealiseerd. De gebruikers zijn zeer enthousiast ten aanzien van het functioneel gebruik van de audiovisuele apparatuur.”
Maaike Wilmink (Projectleider Facilities Stadskantoor Utrecht)
Op basis van de uitkomsten uit het adviesrapport is per ruimte een audiovisueel systeem ontwerp gerealiseerd. Dit systeem ontwerp is vertaald naar een Programma van Eisen. In dit PvE is een ideaalbeeld geschetst wat betreft apparatuurkeuze om zo de aanbieders een richting te geven wat betreft voorkeuren op het gebied van esthetiek en kwaliteit. Ook schetsen van het nieuwe meubilair maakten hier onderdeel vanuit.
De inschrijvingen zijn beoordeeld door een multidisciplinair team, bestaande uit diverse deskundigen. Zo maakte bijvoorbeeld ook de architect deel uit van de beoordelingscommissie. Inschrijvers moesten foto's aanleveren van de gekozen apparatuur, zodat naast functionaliteit ook de esthetiek beoordeeld kon worden.
Beoordeling installatie door vooroplevering
Voordat de apparatuur in gebruik werd genomen, hebben er vooropleveringen plaatsgevonden. Hieruit zijn een behoorlijk aantal verbeterpunten naar voren gekomen, onder andere op het gebied van kwaliteitseisen, instellingen en afwerking. Pas nadat alles was opgelost, is de apparatuur in gebruik genomen.
Het voordeel voor het Stadskantoor
Het Stadskantoor wilde volledig ontzorgd worden. Dit is gelukt: het Stadskantoor heeft een audiovisuele installatie die past bij de functionele eisen en wensen. Er is scherp ingeschreven en er was bijna geen
sprake van meerkosten. Doordat een SLA (Service Level Agreement) ook onderdeel was van de aanbesteding is de gemeente gedurende 4 jaar verzekerd van service tegen een vast bedrag.
