Eisen, functies en afspraken helder beschreven
In het Programma van Eisen (PvE) staan alle algemene en specifieke eisen die betrekking hebben op een project. Vanuit onze expertise weet AV-Adviesbureau precies wat we moeten eisen om een zo goed mogelijk systeem aan te schaffen waarbij ook alle randvoorwaarden goed geregeld zijn. Zo weten we het meerwerk tot een minimum te voorkomen.
Een PvE bestaat uit twee delen:
Een algemeen deel, waarin we alle eisen nauwkeurig beschrijven en alles vastleggen. Door alles goed te beschrijven zorgen we ervoor dat meerwerkkosten tot een minimum worden beperkt. Voorbeelden van onderwerpen die we in het algemene deel van het PvE benoemen zijn:
- Afspraken over het gratis aanpassen van de programmering van het av-bediensysteem gedurende het eerste jaar indien klachten van gebruikers daar aanleiding toe geven.
- Het beschikbaar stellen van o.a. de broncodes van het audiovisueel bediensysteem, om veel extra kosten voor het programmeren te voorkomen bij het overgaan naar een andere AV-leverancier.
- Het aantal trainingen en de inhoud van de trainingen die nodig zijn voor de beheerders.
Een functioneel deel, waarin de minimale technische eisen beschreven worden. Hierin beschrijven we heel precies de gewenste installatie en benoemen we alle technische specificaties en eisen. Aan de hand hiervan kunnen de aanbieders een gedetailleerde offerte afgeven en zijn wij in staat de offertes goed te vergelijken.
Offertes opvragen
Zodra het Bestek en Programma van Eisen gereed en goedgekeurd zijn, wordt een offerte-aanvraag of aanbesteding uitgeschreven. De volgende stap is het beoordelen van de offertes en het opstellen van een gunningsadvies.
